n8n, Make oder Zapier: Welches Werkzeug passt?

n8n, Make und Zapier lösen dieselbe Aufgabe: Sie verbinden Programme, die nicht miteinander reden, und erledigen wiederkehrende Abläufe automatisch. Der Unterschied liegt darin, wie sie abrechnen, wo Ihre Daten liegen und wie viel Technik Sie selbst beherrschen müssen. Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Abläufen ist Zapier oft der schnellste Start. Wer viele Durchläufe hat, Daten in Deutschland halten will oder KI-Agenten plant, fährt mit n8n meist günstiger und flexibler. Make liegt dazwischen. Alle Angaben sind am 1. Oktober 2026 auf den Seiten der Hersteller geprüft.

Was sind n8n, Make und Zapier?

Alle drei sind Werkzeuge für Workflow-Automatisierung. Ein Workflow besteht aus einem Auslöser (eine neue E-Mail, ein ausgefülltes Formular, ein Termin) und mehreren Schritten, die danach automatisch passieren. Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Anfrage kommt über das Website-Formular, die Kontaktdaten landen im Kundensystem, eine KI fasst das Anliegen zusammen, die zuständige Person bekommt eine Nachricht und der Kunde eine Eingangsbestätigung. Wie solche Abläufe in Unternehmen umgesetzt werden, zeigt unsere Seite KI-Automatisierung und Prozessautomatisierung.

Was ist n8n?

n8n ist ein Automatisierungswerkzeug der n8n GmbH aus Berlin. Workflows werden auf einer Arbeitsfläche aus Bausteinen (Nodes) zusammengesetzt; wo ein fertiger Baustein fehlt, lässt sich jede Schnittstelle per HTTP-Anfrage ansprechen oder ein Codeschritt einfügen. Laut Hersteller gibt es über 500 fertige Integrationen. Die Besonderheit: n8n lässt sich nicht nur als Cloud-Dienst mieten, sondern auch auf einem eigenen Server betreiben.

Was sind Make und Zapier?

Make (früher Integromat, heute Teil von Celonis) arbeitet ebenfalls mit einer visuellen Arbeitsfläche, auf der Module verbunden werden. Verzweigungen und Schleifen sind gut sichtbar. Zapier aus den USA führt Sie Schritt für Schritt durch den Aufbau: erst der Auslöser, dann die Aktionen. Das ist für Einsteiger am leichtesten, wird bei verschachtelten Abläufen aber unübersichtlicher.

n8n vs. Make vs. Zapier: der Vergleich

Was kostet n8n im Vergleich zu Make und Zapier?

Die Einstiegspreise sagen wenig, solange die Einheit nicht klar ist. Ein Beispiel mit Annahmen: Ein Workflow hat einen Auslöser und vier Aktionen und läuft 1.000 Mal im Monat.

• n8n zählt jeden kompletten Durchlauf als eine Ausführung: 1.000 Ausführungen. Das passt in den Cloud-Tarif Starter (2.500 Ausführungen für 20 € bei jährlicher Zahlung).
• Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als Task, den Auslöser nicht: 4.000 Tasks. Der Einstiegstarif mit 750 Tasks reicht nicht, Sie brauchen eine größere Stufe.
• Make zählt jede Modul-Operation als Credit: rund 4.000 bis 5.000 Credits. Das passt in den Core-Tarif mit 10.000 Credits.

Je länger die Abläufe und je höher die Mengen, desto stärker spricht die Abrechnung für n8n. Bei wenigen, kurzen Abläufen ist der Unterschied gering, dann zählen Bedienung und Datenschutz mehr. Hinzu kommen bei allen drei die Kosten für KI-Modelle, falls Sie welche einbinden. Eine Übersicht über Lizenzen, KI-Nutzung und Umsetzung steht im Artikel Was kostet KI im Unternehmen?.

n8n selbst hosten: Was kostet das wirklich?

Die selbst betriebene Community Edition kostet keine Lizenzgebühr. Bezahlt werden der Server bei einem Hoster Ihrer Wahl und die Zeit für Einrichtung, Updates, Datensicherung und Überwachung. n8n selbst schreibt dazu, das Selbsthosten verlange Wissen über Server, Container und Sicherheit, und empfiehlt es nur erfahrenen Nutzern, weil Fehler zu Datenverlust, Sicherheitsproblemen und Ausfällen führen können. Wer diese Erfahrung nicht im Haus hat, nimmt die n8n Cloud oder einen Dienstleister, der den Betrieb übernimmt. Zusatzfunktionen für Firmen bietet der Business-Plan für selbst betriebene Instanzen für 667 € im Monat bei jährlicher Zahlung.

Darf ich n8n kostenlos im Unternehmen nutzen?

Ja, für interne Zwecke. n8n steht unter der Sustainable Use License. Laut Lizenztext (übersetzt) dürfen Sie die Software „nur für eigene interne Geschäftszwecke oder für nicht kommerzielle oder persönliche Zwecke“ nutzen und verändern. Der Quellcode ist offen einsehbar, die Nutzung aber eingeschränkt. Dateien mit „.ee“ im Namen, also die Enterprise-Funktionen, stehen unter einer eigenen Lizenz und brauchen einen Lizenzschlüssel. Die Lizenz-FAQ von n8n nennt konkrete Fälle:

Für einen typischen Betrieb heißt das: Sie dürfen n8n kostenlos auf Ihrem eigenen Server betreiben, und ein Dienstleister darf es für Sie einrichten, Workflows bauen und warten. Wer n8n dagegen als Produkt an Dritte weitergeben oder Kunden darin eigene Workflows bauen lassen will, braucht eine Vereinbarung mit n8n.

Datenschutz: Serverstandort und AV-Vertrag

Sobald ein Workflow Namen, E-Mail-Adressen oder Kundenakten verarbeitet, ist der Werkzeuganbieter Ihr Auftragsverarbeiter. Dann brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) und sollten wissen, wo die Daten liegen.

• n8n: Bei den Cloud-Tarifen liegen die Daten laut n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt. Einen AV-Vertrag stellt n8n zum Gegenzeichnen bereit. Selbst betrieben entscheiden Sie über den Standort, tragen aber auch die Verantwortung für Sicherheit und Datensicherung.
• Make: Beim Anlegen einer Organisation wählen Sie, ob die Daten in einem Rechenzentrum in der EU oder in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Die Wahl lässt sich später nicht ändern, also gleich EU wählen. Ein AV-Vertrag ist Teil der Vertragsunterlagen.
• Zapier: Zapier speichert Daten laut eigener Angabe auf AWS-Servern in den USA. Das Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet einen AV-Vertrag an. Eine Übermittlung in die USA ist damit möglich, sollte aber in Ihrer Datenschutzdokumentation stehen.

Vergessen Sie nicht die KI-Dienste, die Sie im Workflow anbinden: Auch der Anbieter des Sprachmodells verarbeitet die Daten und braucht einen eigenen AV-Vertrag. Schicken Sie nur die Daten durch den Ablauf, die er wirklich braucht, und dokumentieren Sie die Verarbeitung in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Bei Zweifeln hilft Ihr Datenschutzbeauftragter.

KI-Funktionen und KI-Agenten

Alle drei Werkzeuge bauen ihre KI-Funktionen aus. Zapier bietet in jedem Tarif, zumindest in einer Grundversion, Zapier Agents, Chatbots und einen Copilot, der beim Bauen hilft, dazu Zapier MCP, über das KI-Assistenten Aktionen in Ihren Apps ausführen können. Make hat Make AI Agents (noch als Beta) und bindet Modelle von OpenAI, Anthropic und Google an. n8n hat einen eigenen Baustein für KI-Agenten, in den sich beliebige Modelle einsetzen lassen, auch solche, die auf eigenen Servern laufen.

Für Agenten, die selbstständig mehrere Schritte erledigen, zählen vor allem zwei Dinge: Wie gut lässt sich nachvollziehen, was der Agent getan hat, und wo kann ein Mensch freigeben? In n8n ist jeder Schritt des Agenten auf der Arbeitsfläche sichtbar, jeder Durchlauf lässt sich im Verlauf nachprüfen, und eine Freigabe durch einen Menschen lässt sich als eigener Schritt einbauen. Was KI-Agenten in kleinen Betrieben heute schon übernehmen, zeigt der Ratgeber Was sind KI-Agenten? Beispiele aus KMU.

n8n, Make oder Zapier: Welches passt zu Ihrem Betrieb?

Die drei sind jeweils die naheliegende Alternative zueinander. Wer eine Zapier-Alternative mit EU-Rechenzentrum sucht, landet meist bei Make; wer eine n8n-Alternative ohne Serverbetrieb sucht, ebenfalls. Typische Gründe für einen Wechsel zu n8n sind die Kosten bei hohen Mengen und der Wunsch, Daten auf eigenen Servern zu halten.

DR Automation arbeitet in Kundenprojekten mit n8n und Make, bevorzugt mit Hosting in der EU, und wählt das Werkzeug nach Ablauf, Datenlage und dem, was Ihr Team später selbst pflegen will. Was wir dabei bauen, gehört Ihnen. Mehr dazu auf der Seite KI-Automatisierung.

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